Su WhatsApp Business i messaggi automatici sono tre e si impostano gratis in pochi minuti da Impostazioni › Strumenti per l’azienda: il messaggio di benvenuto (parte quando un cliente ti scrive per la prima volta), il messaggio di assenza (parte quando sei chiuso o non puoi rispondere) e le risposte rapide (testi pronti che richiami tu scrivendo “/”). Servono a non lasciare mai un cliente senza risposta e a non riscrivere cento volte le stesse informazioni. Qui sotto trovi come attivarli e gli esempi pronti da copiare.
Una premessa: queste funzioni ci sono solo nell’app WhatsApp Business, non nel WhatsApp normale. L’app è gratuita e puoi usarla con il numero dell’attività, anche fisso.
1. Il messaggio di benvenuto
Parte da solo quando una persona ti scrive per la prima volta, oppure quando ti riscrive dopo almeno 14 giorni di silenzio. È il tuo modo di dire “ti ho visto, ecco cosa succede adesso”.
Come attivarlo: Impostazioni › Strumenti per l’azienda › Messaggio di benvenuto › attiva l’interruttore, scrivi il testo e scegli a chi inviarlo (a tutti, solo a chi non è in rubrica, o con eccezioni).
Un buon messaggio di benvenuto fa tre cose: saluta, dice quando risponderai, dà già l’informazione più chiesta.
Esempi pronti
Ristorante:
“Ciao e grazie per averci scritto! Ti rispondiamo appena possibile, di solito entro un’ora negli orari di apertura. Per prenotare scrivi giorno, ora e numero di persone. Il menù è qui: [link]”
Negozio:
“Ciao! Grazie per il messaggio. Siamo aperti dal martedì al sabato, 9-12.30 e 15.30-19.30. Se cerchi un prodotto, mandaci una foto o il nome e ti diciamo subito se è disponibile.”
Studio professionale:
“Buongiorno, grazie per averci contattato. Rispondiamo ai messaggi in giornata, dal lunedì al venerdì. Per fissare un appuntamento indica il motivo e due o tre momenti in cui sei disponibile.”
Artigiano o impresa:
“Ciao, grazie per il messaggio! Sono spesso in cantiere, ti rispondo entro sera. Per un preventivo veloce mandami qualche foto del lavoro, le misure indicative e il comune.”
2. Il messaggio di assenza
Parte quando qualcuno ti scrive mentre sei chiuso, in ferie o semplicemente non puoi rispondere. Evita che il cliente pensi di essere stato ignorato e vada dal concorrente.
Come attivarlo: Impostazioni › Strumenti per l’azienda › Messaggio di assenza › attiva l’interruttore, scrivi il testo e scegli quando inviarlo:
- sempre, per esempio durante le ferie;
- con una programmazione personalizzata, scegliendo data e ora di inizio e fine;
- fuori dagli orari di apertura, che l’app prende dagli orari scritti nel profilo aziendale: è l’opzione più comoda per tutti i giorni.
Un dettaglio pratico: il messaggio di assenza parte solo se il telefono con WhatsApp Business è acceso e collegato a internet.
Esempi pronti
Fuori orario:
“Ciao, in questo momento siamo chiusi. Riapriamo domani alle 9 e ti rispondiamo per primi. Se è urgente chiama il [numero].”
Ferie:
“Siamo in ferie fino a lunedì 25 agosto. Leggiamo tutti i messaggi al rientro e rispondiamo in ordine di arrivo. Buona estate!”
Ristorante durante il servizio:
“Siamo in pieno servizio e non riusciamo a rispondere subito. Per prenotare per stasera chiamaci al [numero]; per altri giorni ti scriviamo appena finito.”
3. Le risposte rapide
Sono testi che salvi una volta e richiami in un attimo scrivendo “/” nella chat: compare l’elenco, tocchi quella giusta e il testo si inserisce. Non partono da sole, ma fanno risparmiare tantissimo tempo sulle domande che ricevi ogni giorno.
Come crearle: Impostazioni › Strumenti per l’azienda › Risposte rapide › “+”, scrivi il testo e una scorciatoia breve (per esempio /orari, /dove, /prezzi).
Le risposte rapide che servono quasi a tutti
- /orari: giorni e orari di apertura, comprese le eccezioni;
- /dove: indirizzo, link alla mappa, dove parcheggiare;
- /prezzi: listino o fascia di prezzo, oppure come funziona il preventivo;
- /recensione: un grazie con il link per lasciare una recensione su Google (lo crei con il generatore di QR code per le recensioni Google);
- /conferma: il testo di conferma di un appuntamento o di una prenotazione.
Come scrivere un messaggio automatico che funziona
- Breve: tre o quattro righe, si legge dal telefono.
- Con un tempo preciso: “entro un’ora”, “domani mattina”, non “al più presto”.
- Con un’azione: cosa deve fare il cliente adesso (mandare una foto, scrivere data e ora, chiamare se è urgente).
- Con il tuo tono: se in negozio dai del tu, dai del tu anche qui.
- Aggiornato: un messaggio con gli orari estivi a novembre fa peggio di nessun messaggio.
Prima dei messaggi: sistema il profilo aziendale
I messaggi automatici funzionano meglio se il profilo è completo: nome dell’attività, categoria, descrizione, indirizzo, orari, email e sito. Gli orari servono anche per il messaggio “fuori dagli orari di apertura”. Se vendi prodotti, puoi aggiungere il catalogo con foto e prezzi.
E metti il link a WhatsApp dove i clienti ti cercano: sul sito, nella scheda Google e nella bio di Instagram.
Gli errori più comuni
- Messaggi lunghissimi con tutto il listino: nessuno li legge.
- Promettere una risposta veloce e poi non darla: è peggio che non promettere niente.
- Dimenticare il messaggio di assenza attivo dopo le ferie.
- Usare WhatsApp per mandare pubblicità a tutti i contatti senza che l’abbiano chiesto: le persone ti bloccano, e se succede spesso WhatsApp può limitare il tuo numero.
Se hai un locale, WhatsApp è uno dei pezzi di un sistema più ampio: lo racconto nella guida al marketing per ristoranti.
Vuoi che WhatsApp, social, sito e scheda Google lavorino insieme invece che ognuno per conto suo? Parti dal test gratuito sulla presenza online oppure guarda come funziona la gestione dei social.
Domande frequenti
I messaggi automatici di WhatsApp Business sono gratis?
Sì. Messaggio di benvenuto, messaggio di assenza e risposte rapide sono inclusi gratis nell’app WhatsApp Business. Si paga solo la piattaforma per le aziende più grandi (le “API”), che serve per inviare messaggi in automatico a molti clienti.
Posso avere messaggi automatici sul WhatsApp normale?
No, queste funzioni ci sono solo in WhatsApp Business. Puoi passare a WhatsApp Business mantenendo lo stesso numero e le chat.
Ogni quanto parte il messaggio di benvenuto?
Quando una persona ti scrive per la prima volta, oppure quando ti scrive di nuovo dopo almeno 14 giorni senza messaggi tra voi.
Il messaggio di assenza parte se il telefono è spento?
No: il telefono con WhatsApp Business deve essere acceso e collegato a internet. Se lo spegni durante le ferie, i clienti non ricevono il messaggio.
Si possono mettere link e emoji nei messaggi automatici?
Sì. Un link al menù, alla mappa o al sito è utile; con le emoji meglio non esagerare, una o due bastano.